外事接洽制度

  • 西南财经大学国际交流与合作处外事接待制度

    2014-04-11 展开

    第一条 目的
        为进一步加强和规范我校外事接待工作,提高办事效率和服务品质,促进我校国际交流与合作的发展,根据国家有关政策法规和我校具体情况,特制定本管理办法。
     
    第二条 范围
        本管理办法适用于接待国外及港澳台地区人员短期来校访问,包括友好访问、参观考察、洽谈合作和讲学等。
     
    第三条 管辖
        国际交流与合作处简称国际处(港澳台办公室)为学校外事接待的归口管理部门,负责全校外事活动的统筹、规划和指导工作。各学院应当设立分管外事工作的副院长,负责本学院的外事工作。
     
    第四条 原则
        学校各部门各单位进行外事接待时须遵守“事前请示,事后汇报”原则,坚持平等互利,相互尊重,以我为主的原则,坚持保密原则,既要体现中华民族热情友好的传统美德,又要注重实效,不卑不亢,俭朴节约,主动维护学校的声誉和权益。
     
    第五条  接待计划的制定和邀请审批程序
        1. 接待前,应与对方就来访日期、来访目的、食宿安排等相关信息进行沟通。沟通忌以电话进行主要沟通,应通过邮件或者正式信函就相关来访事宜与外方进行沟通(根据省外事办相关规定:各国驻华使领馆、国际组织代表来访应通过正式官方信函进行沟通,并以对方最后确认复函为主要接待依据)。接待计划应基于双方文字函件沟通达成的共识进行。
        2. 根据前期沟通,上述各级别接待须填写《西南财经大学国际交流接待登记表》(附件1)(可在国际处网站直接填写提交),凡以学校名义邀请国(境)外人员来校访问,一般由相关院系部门在外宾来访前一个月向国际处提出申请,再由国际处通过上级管理机关审核后,发出邀请函。未进行审批的接待或者在审批表中未涉及的活动内容,学院不予安排。
        3. 各院系部门接待国(境)外人员来校访问,应至少提前十个工作日填写《西南财经大学国际交流接待登记表》,,报国际处备案,并做好接待工作。
        4. 国际处根据有关规定,在接到各相关部门、学院提交的《西南财经大学国际交流接待登记表》后一周内,确定是否报上级主管部门审批并作出书面批复,特别是对国(境)外来宾来校的接待费用标准、学校和邀请单位费用的分担比例等作出明确的规定,重要国(境)外来宾及团组要报主管校领导批示。
        5. 来访人员涉及敏感国家、地区或部门,如外国政府官员、政要、国际组织领导人、外国媒体或驻华(蓉)使领馆人员等,来访活动涉及敏感内容,须提前三个月向国际处提出书面申请。外事处报校领导审批同意后,向省外办报批。得到省外办批复后,方可由对国际处发出邀请。
        6. 由学校邀请,需相关部门或学院协助接待的国(境)外代表团,校国际处(港澳台侨办)需提前一周将接待计划下达给相关部门或学院,并对接待费用作出明确规定。
        7. 未经国际处同意,私自接待国外或港澳台人士的,相关部门或人员责任自负。
     
    第六条  外事接待规格和标准
        外事接待要按照上级有关规定的接待国(境)外来宾的礼仪、规格和标准进行。学校邀请或接受的国(境)外团组,由国际处根据来访者的级别和重要性制定接待计划,安排有关领导和人员参加,涉及部门或学院应协助做好工作;各部门、学院邀请或接待顺访的国(境)外团组,由各部门或学院在国际处的协助下制定具体的接待计划。
    (一)校方会见与宴请
        由上级部门安排或学校邀请的国(境)外大学副校长或副校长以上级别的外宾或代表团、国际知名人士、著名学者、杰出校友或我校名誉教授等来访,可安排校长或副校长会见并宴请一次;国(境)外大学院长、系主任级别或我校顾问教授来访,可安排副校长会见并宴请一次;其他国(境)外来宾,原则上不安排校领导出面会见和宴请。
    (二)费用开支
        国(境)外来宾在校访问期间,学校根据情况负担其在成都的部分食宿费用。相关费用按下列方法列支:
        1. 由学校邀请或政府部门下达或横向校级顺访我校的国(境)外代表团,相关费用由学校承担;
        2. 校际交流项目但由相关学院具体承担交流任务的国(境)外代表团的接待费用,由相关学院承担
        3. 各部门、学院自行邀请或接待的顺访的国(境)外团组,相关费用由各部门、学院承担。
    (三)参观、游览
        由上级部门安排来访的国(境)外来宾或代表团,学校可根据情况安排游览活动;学校邀请来访的国(境)外来宾,若访问时间在三天以上,可安排市内参观活动,若访问时间在一周以上,可安排市内、市郊参观和游览活动。
     
    第七条  组织接待及总结
    (一)由学校邀请或由学校经费招待的国(境)外来宾,经审批同意后,由国际处负责办理邀请手续,有关部门、学院协助外事处做好来访接待工作。
        1. 国际处(港澳台办)负责国(境)外重要来宾和代表团的接待工作,包括机场迎送、安排住宿、用车、校领导会见及宴请、参观游览和陪同等。
        2. 邀请单位负责国(境)外来宾的学术活动,包括讲学安排、组织教师、学生听课、与专家学者交流、座谈等。
    (二)各部门、学院邀请自费来访的国(境)外来宾或用本部门、学院经费招待国(境)外来宾,由各部门、学院自行审批决定。
    (三)外单位邀请的国(境)外来宾顺访我校或来我校参观访问,接待部门须事先报国际处(港澳台办)备案,并自行安排接待活动。
    (四)各邀请单位必须在国(境)外来宾访问结束后及时补充完整《西南财经大学国际交流接待登记表》的接待总结一栏,电子版的形式网上提交送交国际处。
     
    第九条  经费报销
        各邀请、接待单位在上交所需材料后,到外事处(港澳台侨办)签字核准由学校承担部分的接待费用的报销事宜。
     
    第十条 本办法由外事处负责解释。

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