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西南财经大学国际会议管理规定

日期:2018-04-28

为规范并加强我校国际学术会议的管理工作,根据教育部有关文件精神,结合我校实际情况,制定本规定。

 

第一条 国际会议实行分类管理和预报、申报制度。国际交流与合作处是我校有关在华举办国际会议的归口管理部门。

第二条 国际会议按照内容和性质分为三类:

  (一)重大的国际会议

  1.联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议;

  2.联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议;

  3.事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议;

  4.外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议,以及外宾人数在300人或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议;

  5.外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议;

  6.邀请党和国家领导人出席的国际会议。

  (二)一般性国际会议

  1.外宾人数在100人以下或会议总人数400人以下的一般性国际会议,以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议;

  2.双边会议以及国际合作项目中的工作会议;

  3. 小型自然科学技术类国际会议。

不涉及敏感政治问题,外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议。

  第三条 预报、申报和审批规定

  (一)预报:填报一般性国际会议计划表、重大性国际会议计划表

  1. 重大的国际会议必须每年9月底预报下一年度的国际会议计划。

  2. 一般性国际会议于每年9月底预报下一年度的国际会议计划。1月底前可再次补充预报。

  3. 外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议。可不用预报计划,但必须按规定提前4个月报批。

  (二)申报

  国际会议的申报:会议举办单位须在对外宣布至少4个月前提交书面申请(不得先对外宣布或对外承诺后再申报)。书面申请中如有组织机构或会议名称等的英文缩写,须以中文加以准确表述。凡涉及境外组织机构参加国际会议,须在书面申请中对该组织做背景介绍。

  (三)审批流程规定

1.填写《西南财经大学举办国际学术会议申报表》(见附件)、拟写申报国际学术会议请示文件;

2.将全部材料电子档报至国际交流与合作处;

3.经国际交流与合作处初步审核后,报主管校领导签批,最后报请教育部审批;

4.获教育部批复后,国际交流与合作处将同意函的复印件转给主办单位。主办单位在获得批准后方能发出论文征集通知和会议邀请函;

5.会议必须在申报单位所在地举办,不得“异地办会”。

第四条 会议总结报告的有关要求

要求会议牵头人于会后一个月内完成会议总结报告,并寄交教育部《国际学术动态》刊登(地址:华中科技大学图书馆《国际学术动态》编辑部,邮编:430074)。会议总结报告的主要内容包括:

(一)会议名称、时间、地点、与会人员、主题、协办单位和学术牵头人;

(二)详写会议学术内容,包括:国际上本学科的动向、趋势、水平介绍和评价、与会国内外著名学者的最新研究成果和动向等,结合会议交流信息,突出重点,侧重创新,述评结合;

(三)会议反映出来的我国在该学科领域与国际水平的差距,存在的问题和建议、感受等,可概括写出;

(三)篇幅以3000~8000字为宜,可附上图表,将其中的外文尽可能的译成中文;

(四)会议论文集的出版情况。

第五条 举办国际会议应注意的有关问题

(一)举办国际会议要从实际出发,从严掌握,积极举办对提高我校国际知名度和促进我校教学和科研的发展有重大意义的国际会议。会议的规模要适度,应本着以我为主,为我所用,精心组织,讲求实效的精神努力办好国际会议;

(二)举办各类国际会议都要首先从政治上权衡利弊。凡涉及重大敏感问题的国际会议;拟邀请非建交国家人士,国际知名人士,有特殊背景的人员等代表参加的国际会议,须严格按报批程序申报。未经批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺在我校举办国际会议。对外方提议协办或联合主办的国际会议,如背景可疑,并带有对我不利的政治意图的,应予以拒绝;

(三)举办国际会议的申请获批准之前,举办单位可以以适当方式同外方交换意见,了解对方意向,但不得达成正式书面协议。有关单位未经归口管理部门的认可、同意或授权,不得自行与他国机构或国际组织联系筹划举办国际会议;一般也不得接受外方设立会议常设机构的要求,如有必要,另案报批;

(四)与会外国人应在境外办妥来华入境手续,校国际交流合作处应适时凭批准举办会议的批复件与省外办、省教育厅落实与会外国人来华签证手续;

(五)举办会议的申请得到批准后,举办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,如发现内容有政治性错误应及时交涉,表明我立场观点,要求对方改正或取消论文在会上发表的资格;

(六)会议期间,我方与会代表要坚持内外有别原则,严格遵守保密制度,不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的口径,不得泄露秘密;

(七)举办国际会议应厉行节约,严格按照有关规定,限定经费开支范围和开支标准,不得以盈利为目的;

(八)举办国际会议如需做新闻报道,应在申报内容中一并报批。

第六条 本规定自公布之日起实施,由国际交流与合作处负责解释。


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