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西南财经大学外事接待制度

第一章

第一条 为进一步加强和规范我校外事接待工作,提高办事效率和服务品质,促进我校国际交流与合作的发展,根据国家有关政策法规和我校具体情况,特制定本管理办法。

第二条 本管理办法适用于接待国外及港澳台地区人员短期来校访问,包括友好访问、参观考察、洽谈合作和讲学等。

第三条 国际交流与合作处(港、澳、台事务办公室)简称国际处(港澳台办)为学校外事接待的归口管理部门,负责全校外事活动的统筹、规划和指导工作。

第四条 学校各部门各单位进行外事接待时须遵守“事前请示,事后汇报”原则,坚持平等互利,相互尊重,以我为主的原则,坚持保密原则,既要体现中华民族热情友好的传统美德,又要注重实效,不卑不亢,俭朴节约,主动维护学校的声誉和权益。

第二章 接待计划的制定和邀请审批程序

第五条 接待前,与对方以邮件或者正式信函就来访日期、来访目的、食宿安排等相关信息进行沟通,并以对方最后确认复函为主要接待依据。接待计划则基于双方文字函件沟通达成的共识进行。

第六条 根据前期沟通,各项接待须填写《西南财经大学外宾公务接待审批表》(可在财务处网站下载填写)。凡以学校名义邀请国(境)外人员来校访问,一般由相关院系部门在外宾来访前一个月向国际处(港澳台办)提出申请,再由国际处(港澳台办)通过上级管理机关审核后,发出邀请函。未进行审批的接待或者在审批表中未涉及的活动内容,国际处(港澳台办)不予安排。

第七条 各院系部门接待国(境)外人员来校访问,应至少提前五个工作日填写《西南财经大学外宾公务接待审批表》,报国际处(港澳台办)备案,并做好接待工作。

第八条 国际处(港澳台办)根据有关规定,在接到各相关部门、学院提交的《西南财经大学外宾公务接待审批表》后,确定是否报上级主管部门审批并作出书面批复,特别是对国(境)外来宾来校的接待费用标准、学校和邀请单位费用的分担比例等作出明确的规定,重要国(境)外来宾及团组要报主管校领导批示。

第九条 来访人员涉及敏感国家、地区或部门,如外国政府官员、政要、国际组织领导人、外国媒体或驻华(蓉)使领馆人员等,来访活动涉及敏感内容,须提前三个月向国际处(港澳台办)提出书面申请。国际处(港澳台办)报校领导审批同意后,向省外办报批。得到省外办批复后,方可由国际处(港澳台办)向对方发出邀请。

第十条 由学校邀请,需相关部门或学院协助接待的国(境)外代表团,校国际处(港澳台办)需提前五个工作日将接待计划下达给相关部门或学院,并对接待费用作出明确规定。

第十一条 未经国际处(港澳台办)同意,私自接待国外或港澳台人士的,相关部门或人员承担相应的外事责任。

 

第三章 组织接待

第十二条 由学校邀请或由学校经费招待的国(境)外来宾,经审批同意后,由国际处(港澳台办)负责办理邀请手续,有关部门、学院协助国际处(港澳台办)做好来访接待工作:

(一)国际处(港澳台办)负责国(境)外重要来宾和代表团的接待工作,包括机场迎送、安排住宿、用车、校领导会见及用餐、和陪同等;

(二)邀请单位负责国(境)外来宾的学术活动,包括讲学安排、组织教师、学生听课、与专家学者交流、座谈等。

第十三条 各部门、学院邀请自费来访的国(境)外来宾或用本部门、学院经费招待国(境)外来宾,由各部门、学院负责落实接待工作。

第十四条 外单位邀请的国(境)外来宾顺访我校或来我校参观访问,接待部门须事先报国际处(港澳台办)备案,并自行安排接待工作。

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